Закупочная документация заказчика хранится как в электронной, так и в бумажной форме. В Федеральной контрактной системе прописан срок хранения аукционной документации по 44-ФЗ и других документов госзаказа. С 2022 года хранить закупочные регистры надо минимум 6 лет.
Сколько храниться документация?
Сроки хранения документов организаций — Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет».50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.
| Категория документации | Вид документов | Прежние сроки | Новые сроки |
|---|---|---|---|
| Налоговый учет | Счета-фактуры | 4 года | 5 лет |
| Налоговый учет | Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами | 75 лет | 5 лет |
| Налоговый учет | Книги учета доходов и расходов ИП и организаций, применяющих УСН | Постоянно | 5 лет |
| Налоговый учет | Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников | При наличии лицевых счетов — 5 лет При отсутствии лицевых счетов — 50 лет (если документы оформлены с 2003 года)/75 лет (если документы оформлены до 2003 года) | 50/75 лет |
| Налоговый учет | Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов | При наличии лицевых счетов — 5 лет При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет | При наличии лицевых счетов — 6 лет При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
| Бухгалтерский учет | Документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах | 5 лет, для части этой документации — постоянно | 10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу |
| Бухгалтерский учет | Документы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы) | При наличии лицевых счетов — 5 лет При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет | При наличии лицевых счетов — 6 лет При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
| Кадровый учет | Приказы о дисциплинарных взысканиях и документы, послужившие основанием для их вынесения | 5 лет | 3 года |
| Кадровый учет | Заявки о потребности в иностранных сотрудниках | 5 лет | 1 год |
| Кадровый учет | Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности | Постоянно | 5 лет |
| Кадровый учет | Карточки учета, книги, журналы, базы данных отпусков | 3 года | 5 лет |
| Кадровый учет | Документы учета аварий и несчастных случаев на производстве | Постоянно | 45 лет |
| Кадровый учет | Графики отпусков | 1 год | 3 года |
Сроки хранения документов С нами все ваши документы под надёжной защитой Передача данных между вашим компьютером и сервером онлайн-бухгалтерии шифруется по протоколу SSL уровня, как в крупнейших банках.
Каков срок хранения протоколов?
Согласно п.599 Перечня протоколы об оплате труда хранятся 75 лет. В соответствии с Законом от 2 марта 2016 г. № 43-ФЗ, который изменил срок хранения кадровых документов, теперь срок временного хранения документов по личному составу, созданных до 2003 года, составляет 75 лет, а созданных начиная с 2003 года – 50 лет.
Сколько лет хранится тендерная документация Украина?
Особенности организации электронного документооборота в закупках — В сфере публичных закупок до 2016 года документооборот был более-менее понятным, поскольку документы имели бумажную форму. Закон Украины «О публичных закупках» (далее — Закон) предусмотрел, что закупки не могут проводиться без применения электронной системы закупок (далее — ЭСЗ).
возможности осуществлять обмен информацией с использованием сети Интернет и методов идентификации; наличия системы хранения данных, которая осуществляет хранение в течение не менее чем 10 лет всех документов, поступивших от заказчиков, участников, органа обжалования, органов, уполномоченных осуществлять контроль в сфере закупок, и созданных при оценке тендерных предложений, и обеспечивает автоматическое резервирование и восстановление данных и др.
Таким образом, все документы, включенные в ЭСЗ, хранятся ею в течение 10 лет. При этом во время использования ЭСЗ документы создаются и подаются с учетом требований Закона Украины от 22.05.2003 № 851-IV « Об электронных документах и электронном документообороте» и Порядка работы с электронными документами в делопроизводстве и их подготовки к передаче на архивное хранение, утвержденного приказом Минюста от 11.11.14 № 1886/5.
Статья 11 Закона устанавливает, что ответственным за организацию и проведение процедуры закупки является уполномоченное лицо, которое проводит процедуры закупок, осуществляет другие действия и обеспечивает составление, утверждение и хранение соответствующих документов. Кроме того, согласно заключительным и переходным положениям Закона до 1 января 2022 года заказчик может создавать тендерный комитет (комитеты).
При этом заказчик имеет право определить как уполномоченное лицо, так и тендерный комитет, при условии что каждый из них будет ответственным за организацию и проведение конкретных процедур закупок. Прежде всего, документы, которые создаются в ходе планирования и проведения закупок, нужно отразить в номенклатуре дел конкретного юридического лица.
В соответствии со ст.6 Закона «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» от 24.12.1993 № 3814 заказчик создает экспертную комиссию (ЭК), полномочия которой определены Типовым положением об экспертной комиссии государственного органа, органа местного самоуправления, государственного и коммунального предприятия, учреждения и организации, утвержденным приказом Минюста от 19.06.2013 № 1227/5.
Экспертная комиссия является постоянно действующим органом юридического лица. Ее председателем назначается, как правило, заместитель руководителя юридического лица, а секретарем — руководитель его архивного подразделения или лицо, ответственное за архив.
постоянного хранения;длительного (свыше 10 лет) хранения;временного хранения (до 10 лет включительно);подлежащие уничтожению в связи с окончанием сроков их хранения.
Эти группы документов формируются на основании номенклатуры дел учреждения, а также типовых и отраслевых перечней документов со сроками хранения.
Какие документы хранятся 5 лет?
Бухгалтерские документы — В эту группу можно отнести все первичные документы, кассовые и банковские документы, учетную политику, документы инвентаризации, бухгалтерскую отчетность. Сроки хранения документов бухгалтерского баланса регламентируются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011 и архивным законодательством ( Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»).
- Общий срок хранения бухгалтерских документов — 5 лет.
- Причем он рассчитывается с начала года, следующего за годом прекращения использования документа.
- В течение 5 лет необходимо сохранять первичные документы (договоры, акты, накладные, чеки, БСО и т д.), документы учетной политики, результаты проведения инвентаризации, банковские, кассовые документы.
Срок хранения для первичных документов в Налоговом кодексе определен как 4 года, но в Законе о бухучете обозначен на год больше. Годовую бухгалтерскую отчётность необходимо хранить постоянно, этот срок определен в Приказе Росархива № 236,
Какие документы можно уничтожить в 2022 году?
Инструкция по уничтожению кадровых документов с истекшим сроком хранения — Особенность утилизации кадровых документов состоит в том, что большинство из них фирмы должны сохранять в течение длительного времени. Например, сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника должны храниться 50 лет (75 лет, если были закончены делопроизводством до 01.01.2003), начиная с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством (п.450 перечня, пп.4.1, 4.3, 4.8 инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).
за 1946 год – если их нужно было сохранять в течение 75 лет (приказы о приеме, переводе, увольнении, трудовые договоры, личные карточки и так далее); за 1976 год – если их нужно было хранить в течение 45 лет (документы о несчастных случаях на производстве, журналы инструктажа по охране труда); за 2011 год – если их нужно было сохранять в течение 10 лет (протоколы заседаний аттестационных комиссий); за 2016 год – если их нужно было хранить в течение пяти лет (документация о квотировании рабочих мест, переписка о потребности в привлечении иностранной рабочей силы, предложения о мерах по улучшению охраны труда); за 2018 год – если их нужно было сохранять в течение трех лет (приказы о дисциплинарных взысканиях, графики отпусков, списки сотрудников, прошедших повышение квалификации и профпереподготовку); за 2020 год – если их нужно было хранить в течение 1 года (заявки о привлечении иностранных работников, списки на выдачу средств индивидуальной защиты).
Утилизацию такой документации проводят по общим правилам.
Что относится к документам срок хранения которых 10 лет?
Документы, образующиеся в деятельности организаций, по срокам хранения подразделяются на документы временного срока хранения (до 10 лет включительно) (приказы по административно-хозяйственным вопросам, первичные учетные документы и соглашения к ним, путевые листы и т.д.); документы долговременного срока хранения (свыше 10 лет) (личные дела, техническая документация и т.д.); документы постоянного (вечного) хранения (планы, отчеты, постановления, решения и др.).
Какой минимальный срок хранения документов о закупках?
Срок хранения документации по 44-ФЗ — Вся закупочная документация заказчика может храниться как в электронном, так и в бумажном виде. При этом, в соответствии с действующим законодательством, есть список регистров организации-заказчика, подлежащих обязательной сохранности в бумажной форме.
В 44-ФЗ нет строгого регламента по сохранению всех закупочных регистров. Хранение документов по закупкам должно включать следующие оперативные материалы: конкурсная документация с изменениями и разъяснениями, заявки на участие в конкурсе, все протоколы и аудиозаписи вскрытия конвертов хранятся в течение не менее 3 лет (ч.15 ст.53 44-ФЗ, Письмо Минэкономразвития № Д28и-1805 от 24.04.2017); документация с изменениями и разъяснениями о закрытом аукционе, заявки на участие, все протоколы хранятся также в течение минимум 3 лет (ч.13 ст.90 44-ФЗ, Письмо Минэкономразвития № Д28и-1805 от 24.04.2017).
Таким образом, минимальный срок хранения документов по закупке, в соответствии с 44-ФЗ, составляет три года. По истечении данного периода организация может либо продолжать хранить регистры, либо уничтожить их. Порядок сохранности документальных материалов прописан также в следующих нормативно-правовых актах: Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Приказ Министерства культуры № 558 от 25.08.2010. В пунктах 272-279 Приказа Минкульта также затрагивается хранение документации по закупкам. Согласно данной норме, все закупочные регистры надлежит хранить минимум 5 лет, за исключением материалов по крупным и особо крупным заказам, которые должны сохраняться не менее 10 лет.
Таблица сроков хранения Представляем данные о периоде сохранности документации госзаказа в таблице: Вид регистра Период сохранности, лет Срок хранения контрактов по 44-ФЗ (государственных и муниципальных контрактов) 5 (после исполнения) Весь номенклатурный список закупочной документации, в том числе и переписки, как у организации-заказчика, так и у иных учреждений 5 (после завершения процедур, заключения контракта, признания заказа несостоявшимся) Положения о комиссиях (единой, приемочной, экспертной и т.п.) Постоянно План закупок, срок хранения планов-графиков Постоянно Все журналы регистрации 5 Реестры контрактов Постоянно Отчеты по контрактам Постоянно Реестры закупок, осуществляемых учреждением без заключения госконтракта 5 (после совершения процедуры) Как установить сроки Заказчик вправе самостоятельно регламентировать перечень и период сохранности регистров госзаказа.
Для этого ответственному работнику необходимо подготовить внутренний приказ, регулирующий сохранность материалов по контрактной деятельности учреждения. Период, в течение которого нужно хранить регистры госзаказа, не может быть меньше установленного в 44-ФЗ. Во внутреннем приказе организации-заказчика надлежит определить ответственное лицо и начало отсчета периода сохранности (1 января, следующее за годом осуществления процедуры).
Также приказом утверждается перечень документации, которую будет хранить заказчик, и состав экспертной комиссии, ответственной за порядок учета таких материалов.
Какие приказы хранятся 75 лет?
Обычно специалист по кадрам оформляет приказы о приёме, увольнении, переводе, предоставлении отпусков (трудовых и декретных) и командировках. Самая распространённая ошибка — это ведение их «общим валом». Дело в том, что законодательством предусмотрены разные сроки хранения для приказов в зависимости от их содержания.
Кадровик, как правило, работает с теми, которые хранятся и 75 лет, и три года.75 лет хранятся приказы о приёме на работу (назначении на должность), переводе, перемещении, увольнении (освобождении от должности), награждении, поощрении, премировании, продлении и заключении новых трудовых договоров (контрактов), установлении надбавок, доплат, временном заместительстве, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, повышении тарифных окладов, длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, предоставлении социальных отпусков, изменении фамилии, собственного имени и отчества работников.
Обычно к номерам этих приказов добавляют букву «к»: 1-к, 2-к, 3-к и т.д. Их традиционное условное обозначение — «приказы по кадрам». Три года хранятся приказы о предоставлении трудовых отпусков и отзывах из них, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации (переподготовку и стажировку).
Для удобства к их номерам можно добавлять букву «л»: 1-л, 2-л, 3-л Их ещё называют «приказами по личному составу». Приказы по кадрам и по личному составу следует хранить отдельно друг от друга. С началом нового года их нумерация обнуляется.Т.е. с первого января начинаем присваивать им номера с № 1: 1-к и 1-л.
Важно помнить, что если «приказы на Л» могут быть использованы при определении размеров пенсий, выплат в рамках государственных систем соцстрахования и обеспечения, то они должны храниться 75 лет. Поэтому перед выделением к уничтожению дела с приказами необходимо просматривать полистно.
Некоторые специалисты ведут приказы о командировках отдельно от остальных. Кроме возможности прибавлять к их номерам приставки «ком» (1-ком, 2-ком и т.д.) такой подход ничего не даёт. Ведь впоследствии придётся разбираться, в каких из них идёт речь о длительных командировках, а в каких — о краткосрочных.
Поэтому логичнее приказы о командировках продолжительностью более месяца оформлять «на К», а обычные (месяц и короче) — «на Л».
Как определить срок хранения документов?
Для ряда документов действует общее правило – срок хранения определяют с даты подписания. Если его составили до 1 января 2003 года, хранить нужно 75 лет. Если документ издали после этой даты, срок хранения равен 50 годам. График отпусков, который утвердили, необходимо хранить в течение 3 лет (ранее – 1 год).
Сколько лет в архиве хранятся документы?
Документы по личному составу – 50, 75 лет; годовые бухгалтерские и бюджетные отчеты – постоянное хранение ; акты проверок кассы – 5 лет; акты о проверке финансово-хозяйственной деятельности организации – 5 лет.
Сколько лет должна храниться первичка?
Любой бухгалтер знает, что все первичные документы нужно хранить определенный период времени. В больших компаниях существуют специальные архивы для хранения папок с бухгалтерскими документами. С появлением электронного документооборота определенную часть документов можно не выводить на печать, а хранить в электронном виде.
- Вне зависимости от выбранного способа хранения первичной документации нужно работать в соответствии с установленными законом сроками.
- О них и расскажем ниже.
- Общая информация о сроках хранения первичных документов содержится в ст.29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
- Данная часть законодательного акта гласит, что хранить первичку нужно минимум пять лет.
Срок может быть и выше — а какой именно срок хранения у конкретного документа, подскажет Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, В этом документе есть таблица со сроками хранения первичных бухгалтерских документов, налоговых регистров, кадровых документов и другой документации.
- В таблице представлено 1 003 позиции со сроками по видам документов.
- Срок хранения первичных документов в бухгалтерии в 2017 году не изменился.
- Имейте ввиду, что срок хранения первичных документов в бухгалтерии отсчитывается не с даты составления документа, а с начала нового отчетного года (письмо Минфина РФ от 19.07.2017 № 03-07-11/45829 ).
Например, накладная составлена 24.08.2017. По правилам минимальный срок хранения равен пяти годам. Значит, такую накладную нельзя уничтожить ранее 01.01.2023. Сроки хранения некоторых документов зависят от факта проведения проверки. Например, авансовые отчеты нужно хранить пять лет. Храните электронные документы в Диадоке — это безопаснее, чем на личном компьютере. Все документы хранятся в нескольких экземплярах на разных серверах, что делает невозможным потерю информации. Оцените возможности Диадока бесплатно по акции «Безлимит на 2 месяца». Подробнее об акции
Сколько лет в архиве хранятся документы?
Документы по личному составу – 50, 75 лет; годовые бухгалтерские и бюджетные отчеты – постоянное хранение ; акты проверок кассы – 5 лет; акты о проверке финансово-хозяйственной деятельности организации – 5 лет.
Какие документы по заработной плате хранятся 75 лет?
Приложение 3 ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах, рекомендуемых Министерством финансов Российской Федерации или разработанных отраслевыми структурами при соблюдении общих методологических принципов.
Информация о хозяйственных операциях, произведенных предприятием за определенный период времени, из учетных регистров переносится в сгруппированном виде в бухгалтерскую отчетность. Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерская отчетность подлежат обязательному хранению в соответствии с установленными порядком и сроками.
Ответственность за обеспечение сохранности в период работы с ними и своевременную передачу их в архив несет главный бухгалтер. Сроки хранения документов в архиве предприятия определяются в соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным Росархивом 06.10.2000: бухгалтерские отчеты, балансы предприятий и пояснительные записки к ним, протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению отчетов и балансов: годовые — 10 лет, квартальные — 3 года; передаточные, разделительные, ликвидационные балансы и приложения, пояснительные записки к ним — 10 лет; первичные документы и приложения к ним, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, извещения банков и переводные требования, выписки банков, наряды на работу, табели, акты о приемке, сдаче и списании имущества и материалов, квитанции и накладные по учету товарно-материальных ценностей, авансовые отчеты и другие) — 5 лет; инвентарные карточки и книги учета основных средств — 3 года после их ликвидации; доверенности (корешки доверенностей) на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей (в том числе аннулированные доверенности) — 3 года; учетные регистры (Главная книга, журналы-ордера, разработанные таблицы и другие) — 5 лет; вспомогательные и контрольные книги, журналы, картотеки, кассовые книги, оборотные ведомости — 5 лет; расчетные (расчетно-платежные) ведомости на выплату заработной платы, книги по учету депонированной заработной платы, журналы регистрации исполнительных листов — 5 лет; журналы, книги регистрации счетов, кассовых ордеров, платежных поручений и др.
Сколько лет хранится закупочная документация?
Закупочная документация заказчика хранится как в электронной, так и в бумажной форме. В Федеральной контрактной системе прописан срок хранения аукционной документации по 44-ФЗ и других документов госзаказа. С 2022 года хранить закупочные регистры надо минимум 6 лет.
Сколько лет нужно хранить документы по закупкам начиная с 1 января 2022 года?
В 2022 г. была введена ч.15 ст.4 44-ФЗ, которая регламентирует срок хранения закупочной документации по 44-ФЗ, и он составляет не менее 6 лет с начала закупки.
