Таблица сроков хранения — В таблице показали, какие документы подлежат хранению после закупочных процедур по 44-ФЗ, и разделили длительность по типам документов.
| Вид регистра | Период сохранности, лет |
|---|---|
| Предельный срок хранения контрактов по 44-ФЗ (государственных и муниципальных контрактов) | 6 (после исполнения) |
| Все документы закупки, в том числе и переписка сторон, информация для расчета цены контракта, как у организации-заказчика, так и у иных учреждений | 6 (после завершения процедур, заключения контракта, признания заказа несостоявшимся) |
| Положения о комиссиях (единой, приемочной, экспертной и т.п.) | Постоянно |
| План-график | 6 |
| Все сроки хранения журнала регистрации договоров с поставщиками по статье расходов (если договор не по 44-ФЗ) | 3 |
| Реестры контрактов | Постоянно |
| Отчеты по контрактам | Постоянно |
| Реестры закупок, осуществляемых учреждением без заключения госконтракта | До ликвидации организации-заказчика |
В п.224 приказа Росархива определен срок хранения госконтракта в архиве бюджетной организации — 5 лет после истечения срока действия контракта, прекращения обязательств по госконтракту. Столько же хранят и контракты о закупках отдельными видами юридических лиц ( п.225 Приказа № 236 ).
- С 01.01.2022 правила изменились.
- Госконтракты по 44-ФЗ хранят минимум 6 лет.
- Заказчики, определяя период сохранности документов, ориентируются на нормы Федеральной контрактной системы, а не Приказа № 236.
- Если заказчик оформляет отдельное распоряжение о лимитах бюджетных обязательств, выделенных на закупочную деятельность, срок хранения приказа о лимите закупок определяется по п.19 Приказа Росархива № 236,
Все приказы по административно-хозяйственным вопросам хранятся в течение 5 лет. А вот распоряжения по основной деятельности необходимо хранить постоянно или до ликвидации организации. Правила работы с документами из ч.15 ст.4 44-ФЗ не распространяются на закупки отдельными видами юридических лиц.
Сколько храниться документация?
Сроки хранения документов организаций — Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет».50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.
| Категория документации | Вид документов | Прежние сроки | Новые сроки |
|---|---|---|---|
| Налоговый учет | Счета-фактуры | 4 года | 5 лет |
| Налоговый учет | Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами | 75 лет | 5 лет |
| Налоговый учет | Книги учета доходов и расходов ИП и организаций, применяющих УСН | Постоянно | 5 лет |
| Налоговый учет | Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников | При наличии лицевых счетов — 5 лет При отсутствии лицевых счетов — 50 лет (если документы оформлены с 2003 года)/75 лет (если документы оформлены до 2003 года) | 50/75 лет |
| Налоговый учет | Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов | При наличии лицевых счетов — 5 лет При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет | При наличии лицевых счетов — 6 лет При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
| Бухгалтерский учет | Документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах | 5 лет, для части этой документации — постоянно | 10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу |
| Бухгалтерский учет | Документы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы) | При наличии лицевых счетов — 5 лет При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет | При наличии лицевых счетов — 6 лет При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
| Кадровый учет | Приказы о дисциплинарных взысканиях и документы, послужившие основанием для их вынесения | 5 лет | 3 года |
| Кадровый учет | Заявки о потребности в иностранных сотрудниках | 5 лет | 1 год |
| Кадровый учет | Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности | Постоянно | 5 лет |
| Кадровый учет | Карточки учета, книги, журналы, базы данных отпусков | 3 года | 5 лет |
| Кадровый учет | Документы учета аварий и несчастных случаев на производстве | Постоянно | 45 лет |
| Кадровый учет | Графики отпусков | 1 год | 3 года |
Сроки хранения документов С нами все ваши документы под надёжной защитой Передача данных между вашим компьютером и сервером онлайн-бухгалтерии шифруется по протоколу SSL уровня, как в крупнейших банках.
Каков срок хранения протоколов?
Согласно п.599 Перечня протоколы об оплате труда хранятся 75 лет. В соответствии с Законом от 2 марта 2016 г. № 43-ФЗ, который изменил срок хранения кадровых документов, теперь срок временного хранения документов по личному составу, созданных до 2003 года, составляет 75 лет, а созданных начиная с 2003 года – 50 лет.
Сколько лет хранится тендерная документация Украина?
Особенности организации электронного документооборота в закупках — В сфере публичных закупок до 2016 года документооборот был более-менее понятным, поскольку документы имели бумажную форму. Закон Украины «О публичных закупках» (далее — Закон) предусмотрел, что закупки не могут проводиться без применения электронной системы закупок (далее — ЭСЗ).
возможности осуществлять обмен информацией с использованием сети Интернет и методов идентификации; наличия системы хранения данных, которая осуществляет хранение в течение не менее чем 10 лет всех документов, поступивших от заказчиков, участников, органа обжалования, органов, уполномоченных осуществлять контроль в сфере закупок, и созданных при оценке тендерных предложений, и обеспечивает автоматическое резервирование и восстановление данных и др.
Таким образом, все документы, включенные в ЭСЗ, хранятся ею в течение 10 лет. При этом во время использования ЭСЗ документы создаются и подаются с учетом требований Закона Украины от 22.05.2003 № 851-IV « Об электронных документах и электронном документообороте» и Порядка работы с электронными документами в делопроизводстве и их подготовки к передаче на архивное хранение, утвержденного приказом Минюста от 11.11.14 № 1886/5.
- Статья 11 Закона устанавливает, что ответственным за организацию и проведение процедуры закупки является уполномоченное лицо, которое проводит процедуры закупок, осуществляет другие действия и обеспечивает составление, утверждение и хранение соответствующих документов.
- Кроме того, согласно заключительным и переходным положениям Закона до 1 января 2022 года заказчик может создавать тендерный комитет (комитеты).
При этом заказчик имеет право определить как уполномоченное лицо, так и тендерный комитет, при условии что каждый из них будет ответственным за организацию и проведение конкретных процедур закупок. Прежде всего, документы, которые создаются в ходе планирования и проведения закупок, нужно отразить в номенклатуре дел конкретного юридического лица.
В соответствии со ст.6 Закона «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» от 24.12.1993 № 3814 заказчик создает экспертную комиссию (ЭК), полномочия которой определены Типовым положением об экспертной комиссии государственного органа, органа местного самоуправления, государственного и коммунального предприятия, учреждения и организации, утвержденным приказом Минюста от 19.06.2013 № 1227/5.
Экспертная комиссия является постоянно действующим органом юридического лица. Ее председателем назначается, как правило, заместитель руководителя юридического лица, а секретарем — руководитель его архивного подразделения или лицо, ответственное за архив.
постоянного хранения;длительного (свыше 10 лет) хранения;временного хранения (до 10 лет включительно);подлежащие уничтожению в связи с окончанием сроков их хранения.
Эти группы документов формируются на основании номенклатуры дел учреждения, а также типовых и отраслевых перечней документов со сроками хранения.
Как правильно считать срок хранения документов?
Виды документов и сроки хранения — Для каждого вида документов определены свои сроки хранения в зависимости от степени важности. Они указаны в перечне, утвержденном приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236. Можно выделить документы временного и постоянного хранения.
Сроки временного хранения: 1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет или 75 лет. Документы постоянного хранения первые 10 лет должны находиться в компании, а затем их передают в архив. Срок хранения документов отсчитывается с 1 января следующего года, после того как делопроизводство по ним было завершено.
Например, вы заключили договор с партнером 10 января 2019 года, а закончили работу в 2020 году. Срок хранения отсчитывается не с даты заключения договора, а с 1 января 2021 — года, следующего за тем, когда договор был исполнен. Или другой пример: перенос убытков с прошлых налоговых периодов, чтобы учесть их в текущем.
Переносить убытки можно долго — 5 или даже 10 лет, — и все это время нужно хранить первичные документы, которые подтверждают доходы и расходы за убыточный год. А срок хранения этих документов начнется только после того, как компания перенесет весь убыток. В таблице — виды документов со сроками хранения.
Налоговый и бухгалтерский учет
| Срок хранения | Вид документа |
|---|---|
| 1 год | Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах, уведомления о снятии с учета |
| 5 лет | Первичные документы: договоры, акты, накладные, чеки, квитанции Кассовые документы Счета-фактуры Налоговые декларации Книга учета доходов и расходов |
| 50 лет Или 75 лет, если делопроизводство было закончено до 2003 года | Расчеты по страховым взносам |
| Постоянно | Устав, положения компании, протоколы собраний учредителей Бухгалтерская (финансовая) отчетность Документы о ликвидации компании |
Кадровые документы
| Срок хранения | Вид документа |
|---|---|
| 1 год | Правила внутреннего трудового распорядка |
| 3 года | Графики отпусков |
| 5 лет | Табели, журналы учета рабочего времени Авансовые отчеты |
| 45 лет | Документы о несчастных случаях на производстве |
| 50 лет Или 75 лет, если делопроизводство было закончено до 2003 года | Документы по личному составу: трудовые договоры, личные карточки сотрудников Личные дела сотрудников Табели, журналы учета рабочего времени при вредных и опасных условиях труда Невостребованные оригиналы личных документов сотрудников |
| Постоянно | Штатное расписание |
| До востребования | Оригиналы личных документов сотрудников: трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства |
Сколько лет нужно хранить первичку?
Любой бухгалтер знает, что все первичные документы нужно хранить определенный период времени. В больших компаниях существуют специальные архивы для хранения папок с бухгалтерскими документами. С появлением электронного документооборота определенную часть документов можно не выводить на печать, а хранить в электронном виде.
Вне зависимости от выбранного способа хранения первичной документации нужно работать в соответствии с установленными законом сроками. О них и расскажем ниже. Общая информация о сроках хранения первичных документов содержится в ст.29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Данная часть законодательного акта гласит, что хранить первичку нужно минимум пять лет.
Срок может быть и выше — а какой именно срок хранения у конкретного документа, подскажет Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, В этом документе есть таблица со сроками хранения первичных бухгалтерских документов, налоговых регистров, кадровых документов и другой документации.
- В таблице представлено 1 003 позиции со сроками по видам документов.
- Срок хранения первичных документов в бухгалтерии в 2017 году не изменился.
- Имейте ввиду, что срок хранения первичных документов в бухгалтерии отсчитывается не с даты составления документа, а с начала нового отчетного года (письмо Минфина РФ от 19.07.2017 № 03-07-11/45829 ).
Например, накладная составлена 24.08.2017. По правилам минимальный срок хранения равен пяти годам. Значит, такую накладную нельзя уничтожить ранее 01.01.2023. Сроки хранения некоторых документов зависят от факта проведения проверки. Например, авансовые отчеты нужно хранить пять лет. Храните электронные документы в Диадоке — это безопаснее, чем на личном компьютере. Все документы хранятся в нескольких экземплярах на разных серверах, что делает невозможным потерю информации. Оцените возможности Диадока бесплатно по акции «Безлимит на 2 месяца». Подробнее об акции
Сколько лет хранить документы по закупкам?
Сколько нужно хранить документы о закупках Срок хранения документов по закупкам по 44-ФЗ с 2022 года — не меньше 6 лет с момента начала заказа, но есть исключения. В течение этого времени уничтожать бумаги нельзя. Эти правила действуют с 01.01.2022.
Какие документы постоянного хранения?
Кадровая документация — Сроки хранения регламентируются только архивным законодательством ( Приказом Росархива № 236 ). Все документы по своим сотрудникам, которые связаны с социальными выплатами, льготами граждан, работодатель обязан хранить в течение 75 лет.
Данный срок хранения установлен для трудовых договоров, личных карточек, личных дел, аттестационных заключений и т.п.5 лет хранятся документы о переводе сотрудников на полный\сокращенный рабочий день, табели учета рабочего времени, документы о премировании сотрудников, документы подписания техники безопасности, документы о командировке.3 года можно хранить документы о дисциплине труда и графики отпусков.
В этой статье мы рассмотрели только основные документы, с которыми чаще всего сталкивается предприниматель в своей деятельности. Полный перечень всех документов с определением срока их хранения приведен в Приказе Росархива от 20.12.2019 № 236,
Что относится к документам срок хранения которых 10 лет?
Документы, образующиеся в деятельности организаций, по срокам хранения подразделяются на документы временного срока хранения (до 10 лет включительно) (приказы по административно-хозяйственным вопросам, первичные учетные документы и соглашения к ним, путевые листы и т.д.); документы долговременного срока хранения (свыше 10 лет) (личные дела, техническая документация и т.д.); документы постоянного (вечного) хранения (планы, отчеты, постановления, решения и др.).
Сколько лет хранятся приказы по предприятию?
1) приказы (распоряжения) по основной деятельности (срок хранения – постоянно); 2) приказы (распоряжения) по личному (кадровому) составу (срок хранения – 75 лет ); 3) приказы (распоряжения) по административно-хозяйственной деятельности (срок хранения – 5 лет ).
Сколько хранятся договоры в архиве?
Договоры, соглашения, не указанные в отдельных статьях Перечня, хранятся 5 лет после истечения срока их действия (п.436 Перечня). При этом экспертно-проверочными комиссиями государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти некоторые договоры могут быть отнесены к сроку хранения «постоянно».
Какие документы можно уничтожить в 2022 году?
Инструкция по уничтожению кадровых документов с истекшим сроком хранения — Особенность утилизации кадровых документов состоит в том, что большинство из них фирмы должны сохранять в течение длительного времени. Например, сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника должны храниться 50 лет (75 лет, если были закончены делопроизводством до 01.01.2003), начиная с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством (п.450 перечня, пп.4.1, 4.3, 4.8 инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).
за 1946 год – если их нужно было сохранять в течение 75 лет (приказы о приеме, переводе, увольнении, трудовые договоры, личные карточки и так далее); за 1976 год – если их нужно было хранить в течение 45 лет (документы о несчастных случаях на производстве, журналы инструктажа по охране труда); за 2011 год – если их нужно было сохранять в течение 10 лет (протоколы заседаний аттестационных комиссий); за 2016 год – если их нужно было хранить в течение пяти лет (документация о квотировании рабочих мест, переписка о потребности в привлечении иностранной рабочей силы, предложения о мерах по улучшению охраны труда); за 2018 год – если их нужно было сохранять в течение трех лет (приказы о дисциплинарных взысканиях, графики отпусков, списки сотрудников, прошедших повышение квалификации и профпереподготовку); за 2020 год – если их нужно было хранить в течение 1 года (заявки о привлечении иностранных работников, списки на выдачу средств индивидуальной защиты).
Утилизацию такой документации проводят по общим правилам.
Где указаны сроки хранения документов?
По общему правилу (Федеральный закон № 402-ФЗ) документы бухучета необходимо хранить в течение 5 лет. В некоторые случаях закон предписывает хранить документы дольше или на постоянной основе. Срок хранения таких документов начинается с 1 января после года, когда их включали в бухгалтерскую отчетность в последний раз.
Сколько хранить накладные на товар?
Платежное поручение и товарная накладная по форме № ТОРГ-12 признаются первичными документами и должны сохраняться с учетом требований Закона № 129-ФЗ не менее пяти лет. Этот срок, как мы помним, начинает течь с года, следующего за годом составления документа.
Сколько лет в архиве хранятся документы?
Документы по личному составу – 50, 75 лет; годовые бухгалтерские и бюджетные отчеты – постоянное хранение ; акты проверок кассы – 5 лет; акты о проверке финансово-хозяйственной деятельности организации – 5 лет.
Какие документы по заработной плате хранятся 75 лет?
Приложение 3 ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах, рекомендуемых Министерством финансов Российской Федерации или разработанных отраслевыми структурами при соблюдении общих методологических принципов.
Информация о хозяйственных операциях, произведенных предприятием за определенный период времени, из учетных регистров переносится в сгруппированном виде в бухгалтерскую отчетность. Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерская отчетность подлежат обязательному хранению в соответствии с установленными порядком и сроками.
Ответственность за обеспечение сохранности в период работы с ними и своевременную передачу их в архив несет главный бухгалтер. Сроки хранения документов в архиве предприятия определяются в соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным Росархивом 06.10.2000: бухгалтерские отчеты, балансы предприятий и пояснительные записки к ним, протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению отчетов и балансов: годовые — 10 лет, квартальные — 3 года; передаточные, разделительные, ликвидационные балансы и приложения, пояснительные записки к ним — 10 лет; первичные документы и приложения к ним, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, извещения банков и переводные требования, выписки банков, наряды на работу, табели, акты о приемке, сдаче и списании имущества и материалов, квитанции и накладные по учету товарно-материальных ценностей, авансовые отчеты и другие) — 5 лет; инвентарные карточки и книги учета основных средств — 3 года после их ликвидации; доверенности (корешки доверенностей) на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей (в том числе аннулированные доверенности) — 3 года; учетные регистры (Главная книга, журналы-ордера, разработанные таблицы и другие) — 5 лет; вспомогательные и контрольные книги, журналы, картотеки, кассовые книги, оборотные ведомости — 5 лет; расчетные (расчетно-платежные) ведомости на выплату заработной платы, книги по учету депонированной заработной платы, журналы регистрации исполнительных листов — 5 лет; журналы, книги регистрации счетов, кассовых ордеров, платежных поручений и др.
Какие бухгалтерские документы можно уничтожить в 2022 году?
Инструкция по уничтожению кадровых документов с истекшим сроком хранения — Особенность утилизации кадровых документов состоит в том, что большинство из них фирмы должны сохранять в течение длительного времени. Например, сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника должны храниться 50 лет (75 лет, если были закончены делопроизводством до 01.01.2003), начиная с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством (п.450 перечня, пп.4.1, 4.3, 4.8 инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).
за 1946 год – если их нужно было сохранять в течение 75 лет (приказы о приеме, переводе, увольнении, трудовые договоры, личные карточки и так далее); за 1976 год – если их нужно было хранить в течение 45 лет (документы о несчастных случаях на производстве, журналы инструктажа по охране труда); за 2011 год – если их нужно было сохранять в течение 10 лет (протоколы заседаний аттестационных комиссий); за 2016 год – если их нужно было хранить в течение пяти лет (документация о квотировании рабочих мест, переписка о потребности в привлечении иностранной рабочей силы, предложения о мерах по улучшению охраны труда); за 2018 год – если их нужно было сохранять в течение трех лет (приказы о дисциплинарных взысканиях, графики отпусков, списки сотрудников, прошедших повышение квалификации и профпереподготовку); за 2020 год – если их нужно было хранить в течение 1 года (заявки о привлечении иностранных работников, списки на выдачу средств индивидуальной защиты).
Утилизацию такой документации проводят по общим правилам.
Сколько лет нужно хранить документы по закупкам начиная с 1 января 2022 года?
В 2022 г. была введена ч.15 ст.4 44-ФЗ, которая регламентирует срок хранения закупочной документации по 44-ФЗ, и он составляет не менее 6 лет с начала закупки.
